Parhaat työkalut hääsuunnitteluun

Screenshot minun hääaiheisesta Pinterest-kansiosta.

Työskentelen tosiaan päiväsaikaan tapahtumatuottajana, ja vastaan erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien, messujen ja kampanjoiden suunnittelusta ja markkinoinnista.

Hääsuunnitteluun pätee mielestäni monet samat asiat kun mihin tahansa muuhun projektiin tai tapahtumaan; projektilla on jokin tavoite tai määräpää, usein aika tarkasti ennalta määritelty budjetti sekä selkeä aikarajaus. Jollakin tavalla tapahtumaan pitää myös saada ihmisiä (eli vieraita) ja mielellään tilaisuus saa myös olla visuaalisesti kaunis ja puhutteleva.

Koska suhtaudun tavallaan ammattimaisesti myös omien häiden suunnitteluun, koen että käytännön järjestelyt ainakin tähän mennessä ovat sujuneet aika jouhevasti; netti auki, puhelin käteen ja tiedostot ojennukseen. Suurimmat turhautumisen tunteet tunnen silloin kun yksikään minun ehdottamista kymmenestä hyvästä Pinterest-ideasta hylätään raadissa (eli avomiehen tarkastuksessa) tai kun emme löydä yhteistä aikaa jutella ja suunnitella häitä yhdessä.

Anyways, ajattelin näin perjantain kunniaksi jakaa teidän kanssa omat hääsuunnittelutyökaluni, eli ne välineet jota itse käytän liki päivittäin häitämme suunnitellessani. Me työskentelemme sulhasen kanssa pääsääntöisesti OneDrive;issa, eli pystymme jaetussa kansiossa tarkastelemaan ja muokkaamaan yhteisiä tiedostoja. Google Docs on toinen vaihtoehto ja sopii mielestäni kansioiden yhteishallintaan yhtä hyvin kun OneDrive.

1. Hääkansio

Vaikka juuri mainitsinkin OneDrive;in ja tietokonetiedostot niin minulla on kuitenkin myös ihan perinteinen hääkansio. Tänne mapitan kaikki tärkeät paperit; kirkkovarauksen, cateringtarjoukset, tietoa juhlapaikoista, sopimukset, kuitit, kutsukorttinäytteet yms.

2. Aikataulu

Netti on täynnä hyviä hääsuunnitteluaikatauluja. Itse tein wordiin aikataulun kuukausikohtaisena ja se tarkentuu viikkokohtaiseksi mitä lähemmäksi hääpäivää pääsemme. (Kopion tästä löydät yläpalkistani kohdasta check-list. Ja kyllä, tehtyjen asioden yliviivaaminen on erittäin tärkeä osa aikataulua ;))

3. Budjetti+ kulunlaskentataulukko

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty myös budjetin osalta. Hääbudjeteista löytyy myös paljon esimerkkejä netistä. Excel on oiva työkalu tähän, ja esimerkiksi naimisiin.fi sivulta löytyy printattava hääbudjettipohja josta voi ottaa mallia tehdessään omaa budjettia.  Mielestäni on tärkeintä olla mahdollisimman tarkka heti alusta; hyvin ja perusteellisesti laaditulla budjetilla säästyy ikäviltä ja yllättäviltä rahasyöpöiltä. Itse voin kertoa että meillä budjettiakin jumppaillaan ja sitä tarkennettaan (lue: se valitettavasti kasvaa) koko ajan, mutta suurimmat kulut kuten tilavuokra, catering, bändi ja valokuvaaja oli aika nappiin budjetoitu heti alkuun.

Olen myös luonnut oman excel-taulukon johon kirjaan kaikki kulut silloin kun niitä ilmaantuu. Kirjaan siis minä päivänä kuka on maksanut mitäkin. Tämä tiedosto toimii rinnakkain kuittien ja tositteiden kanssa, joita taas säilytän hääkansiossa. (ääh, olen niin onneton kuittisählääjä, hävitän ne AINA. Onneksi paljon laskuja ja kuitteja saa nykyään sähköisesti!) Kulunlaskentataulukko on siksi hyödyllinen että tiedämme kuka on milloinkin maksanut mitäkin häihin liittyvää. En halua jokaista laskua kiikuttaa vanhemmille, vaan maksamme kulut pois silloin kun niitä ilmenee ja käymme jälkeenpäin ne heidän kanssaan läpi.

4. Vieraslista+ osoitetiedot

Vieraslistan teen myös excel-taulukkoon jaolla; etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, kaupunki, maa. Täten excel-tiedostosta on helppo jossakin vaiheessa tehdä esim. tulostettavia osoitetarroja. Olemme myös jo tässä vaiheessa värikoodanneet vieraslistan jotta perheet ja ystävät erottuisivat listasta, ja toivon että tämä helpottaa istumajärjestyksen laatimista jossakin vaiheessa.

5. Hyvät ideat- tiedosto

Perustin myös aikaisessa vaiheessa ns. hyvät ideat-tiedoston. Visuaalisesti tämä Word-tiedosto on ihan kamalan näköinen; siellä on kasapäin linkkejä erilaisiin nettikauppoihin, artikkeleihin, valokuviin sekä hassuja puolivalmiita lauseita jossa yritän kirjoittaa muistiin jonkin näkemäni tai kuulemani jutun tai idean. Mutta, kansio ollut mitä oivallisin apuväline. Joskus kun avaan tiedoston ja luen sen läpi saatan muistaa jonkin idean jonka olin jo ehtinyt unohtamaan täysin. Tässä tiedostossa myös kaikki sekalaiset ajatukset ovat yhdessä ja samassa paikassa, eikä erilaisissa post-it lapuissa, tekstiviesteissa, FB-chateissa tai paperinkeräykseen menevissä sanomalehtien nurkissa.

BONUS-  Pinterest-kansioni

Pinterest on maailman paras ideoiden ja inspiraation lähde ja täältä löytää käytännössä melkeinpä mitä tahansa. Pinterest toimii vielä pitkälti englanninkielisillä hakusanoilla, joka siis tarkoittaa että pitää olla ainakin suuntaa-antava tieto millä englantilaisella sanalla hakee kuvia. Ymmärtääkseni kohtapuolin toiminta kuitenkin laajenee jolloin myös suomenkieliset hakusanalöydöt yleistyvät.. Pinterestissä löytyy myös ihan oma ”feed” eli kanava jonka nimi on Weddings (=häät) ja jo sieltä löytää laajalta skaalalta kaikenlaista häihin liittyvää. Itse pinnaan hääjutskat vielä toistaiseksi salaiseen kansioon.

Semmoista 🙂 Miten te pidätte hääasiat järjestyksessä?